عندما حلل فريق من الباحثين في Microsoft كيف كان الموظفون في تلك الشركة يمرون بمرحلة التحول إلى العمل عن بُعد ، وجدوا نقطة بيانات مفاجئة: كان العمال يقومون بجدولة اجتماعات مدتها 30 دقيقة أكثر من أي وقت مضى ، مما يساهم في زيادة وقت الاجتماع بشكل عام 10٪ كل أسبوع. هذه ليست أنباء طيبة. كما أشار الباحثون ، فإن الاجتماعات تقلل بشكل عام من إنتاجية الموظف وسعادته. حان الوقت لإعادة التفكير في الاجتماعات (الافتراضية).

يمكن أن يرشدك المخططان التاليان ولفريقك في تحديد متى ولماذا وكيف ستلتقي. الأول ، HBR الكلاسيكي ، يقدم شجرة قرار مع خيارات أخرى غير جدولة تلك الكتلة الزمنية في التقويم.

تم نشر هذا النموذج في عام 2015 ، ويتضمن خيار الاجتماعات الشخصية. في حين أن هذا قد لا يعمل مع فريق افتراضي بالكامل ، فقد يكون خيارًا للفرق المختلطة أو الفرق البعيدة التي لا تزال تلتقي وجهًا لوجه من حين لآخر.

ليس التوفر فقط هو ما تحتاج إلى مراعاته عند جدولة الاجتماعات. إذا كان فريقك بعيدًا ، فأنت بحاجة أيضًا إلى التفكير في التأثير النفسي لمؤتمرات الفيديو. كما كتب سكوت د. أنتوني ، وبول كوبان ، وناتالي باينشود ، وآندي باركر في مقالتهم ، ” 3 خطوات لعقد اجتماعات افتراضية أفضل ” ، يمكن أن يعاني العمال من “إجهاد الفيديو” ، حيث يعانون من مستويات تركيز أقل بعد 30 دقيقة فقط من الفيديو الاتصال وزيادة التوتر بعد ساعتين من مؤتمرات الفيديو.

تقدم حلولهم (أو BEANs – عوامل تمكين السلوك ، والتحف ، والتنبيهات) ، الموضحة في الرسم البياني أدناه ، إعادة ضبط نفسية للفرق التي تثقلها اجتماعاتها الافتراضية.

• • •

لن نقترح عليك الاتصال بفريقك لمناقشة هذا الأمر! بدلاً من ذلك ، سنوجهك مرة أخرى إلى مخطط القرار هذا في الأعلى للسماح لك بالقرار بنفسك. إذا قررت الاتصال بهذا الاجتماع ، فاسأل فريقك عن سلوك الاجتماع المرغوب الذي سيكون من المفيد التفكير فيه. أي من BEANs ستجربه في اجتماعك القادم؟