مشروعك يبدأ باختيار موظفيه

محمد أحمد العطار

(إن الناس لا يذكرون السرعة التي أنجزت بها عملًا ما؛ ولكنهم يذكرون كفاءتك في أدائه)

هاوارد دابليو. نيوتن

الأفراد هم أهم ما تملك المؤسسة، أما الأرض والمباني والبضائع والمعدات قد تسيطر على الميزانية العمومية دون أن تؤثر على نجاح المؤسسة كما يؤثر أفرادها عليها، فأفضل المؤسسات التجارية هي ما كان لديها أفراد ذوي مهارات متفردة؛ أفراد مبدعون مفعمون بالنشاط والحيوية, لذا فإن تزويد مؤسستك بأفضل الأفراد يجب أن يحظي بالأولوية المطلقة.

أولًا ـ كم موظفًا ستحتاج؟

يقول “ستيف جوتري”: (وفي الكلام عن التوظيف فإن أكبر خطأين يقع فيهما أي صاحب مشروع هو نقص الموظفين أو زيادتهم بدون داعٍ).

ففي حالة قلة الموظفين, فإنك لن تستطيع التوفية بمطالب المستهلكين أو العملاء من حيث الخدمات أو التوصيل والمواعيد النهائية لتسليم المنتج التي وضعها هؤلاء العملاء، أما إذا مرض أحد موظفيك أو أخذ أجازة فإن مشاكلك سوف تتضاعف.

وإذا كان عدد موظفيك زائدًا على الحد, فإنك بذلك تدفع أجورًا من أجل أن يجلس موظفوك على مكاتبهم ولا يفعلون شيئًا، وقد تبدو خدمة عملائك جيدة جدًا؛ لأنه سيكون لديك موظفون أو ثلاث للتعامل مع كل عميل.

ومشكلة المشروعات الصغيرة تكمن في عدم قدرتها علي إيجاد التوازن بين عدد الموظفين ومطالب العملاء أو المستهلكين، وقد يكمن الحل في التدريب المستمر لموظفيك أو التوزيع الجيد لمهام العمل داخل هيكل الشركة التنظيمي.

يقول “ستيف جوتري”: (وخلال سنوات الرخاء في شركتي ـ فيما يتعلق بحالة التوظيف ـ كان لدي ثمانية موظفين في إدارة التصميم, وكانت أعمالهم الفنية تدر دخلًا للشركة يكفي لتغطية مرتباتهم، وكذلك ثلاثة موظفين في إدارة الدعم والمساعدة، ولو أنني احتجت إلى تعيين شخص تاسع، فإن توزيع الزيادة في نسبة المرتبات على الدخل العام الذي كان يدره الموظفون الثمانية سيكون مقبولًا ولن يزيد من أعباء الشركة.

ولكن كنتيجة لتراجع مستوى الإنتاج, إلى جانب بعض القرارات غير المدروسة، صار علينا الاكتفاء بثلاثة مصممين فقط إلى جانب ثلاثة في قسم الدعم والمساعدة، وكنتيجة لقلة الإنتاج أصبح على هؤلاء المصممين الثلاثة تحمل عبء مرتبات موظفي قسم المساعدة، الذي كان يتحمله ثمانية مصممين من قبل.

ولم تكن المشكلة تكمن فقط في أن التصور المسبق لإنتاج الشركة لم يعد يعمل، ولكننا كنا سنضطر إلى تحمل نسبة أعلى (33%) في توزيع المرتبات مقارنة بالدخل إذا أردنا توظيف شخص جديد، وليس نسبة 12.5% التي كنا سنتحملها لو كان عندنا ثمانية موظفين يدرون دخلًا للشركة كما كان الحال من قبل.

ولقد تعاملنا مع المشكلة على قدر استطاعتنا، عن طريق تكليف الكمبيوتر بأداء بعض العمليات التي كانت تتم بشكل يدوي، أو عن طريق إعادة هيكلة قسم الدعم وتخفيض عدد الموظفين، وعن طريق تعيين مصمم إعلانات بدوام جزئي؛ حيث كان غاية في الكفاءة للقيام بمسئوليات الإنتاج، بدلًا من مصمم آخر أقل كفاءة كان يعمل بدوام كامل، وكانت هذه الخطوات الأولى من سلسلة خطوات قمنا بها لنجعل شركتنا أكثر إنتاجًا وأكثر قدرة على مواجهة التحديات التي قابلتنا في الشهور القادمة).

ثانيًا ـ البحث عن أشخاص جيدين واستئجارهم:

تكون الشركة جيدة بنفس جودة الأشخاص الذين يعملون لها، فلا يهم مدى جودة منتجك، أو مدى ضرورة الخدمة التي تقدمها، أو مدى إبداع التكنولوجيا التي تتعامل بها، فإن الأشخاص الذين يعملون في شركتك هم الذين يحددون في النهاية مقدار نجاحك، وهذا هو السبب في أهمية العثور على أشخاص جيدين ثم تدريبهم وتعهدهم بالرعاية ومكافأتهم، وعندما تكون لديك ضرورة ملحة في المساعدة، فقد تنتابك رغبة شديدة في توظيف أي شخص يمكنك العثور عليه، ولكن من الأفضل غالبًا أن تترك منصبًا شاغرًا؛ حتى تستطيع العثور على شخص تراه كفئًا وجديرًا بالثـقة.

وفي الغالب يكون من الصعب العثور على عدد كافٍ من طالبي العمل المؤهلين لوظيفة معينة، ومن ثم وسِّع جهودك في الإعلان عن الوظائف إلى ما هو أبعد من الوسائل المعتادة للإعلانات المبوبة في الصحف، واستخدم شبكة علاقاتك مع الآخرين، وخاصة مع أصحاب الشركات الآخرين، وابحث عن مصادر لأي متقدمين لطلب الوظائف، وإليك طرقًا أخرى لتحسين مواصفات المتقدمين للوظائف:

–   قم بحملة مستمرة لتعزيز الشركة بموظفين جدد: كون شبكة عمل من المصادر المرجعية، وذكر أي شخص في شركتك أن يكون في بحث دائم عن موظفين أكفاء.

–   كن مبدعًا في إعلاناتك: عندما تضع “إعلان وظيفة خالية” عليك أن تخلق المزيد من الاهتمام والفائدة قدر الإمكان، وعبر عن شخصية شركتك من خلال إعلاناتك.

–   استأجر الموظف غير العادي: زد من مجموعة المتخصصين في شركتك بتوسيع نظرتك للموظف المثالي بالنسبة لك، هل تتطلب صناعتك في العادة توظيف شباب صغار السن؟ حاول توظيف المتقاعدين، وماذا عن البحث عن موظفين من ذوي الاحتياجات الخاصة؟ فأحيانًا لا يبدو أفضل الموظفين مثل الموظفين الذين لديك بالفعل.

–   احرص على جعل نظام العمل مرنًا: فقد يرغب المتقدم للوظيفة العمل الساعة العاشرة صباحًا والبقاء لوقت متأخر لتجنب وقت الذروة، وبالطبع قد لا يكون هذا ممكنًا على الدوام ولكن المرونة في العمل ميزة وظيفية مرغوبة بشدة.

–   تصرف سريعًا: إذا وجدت شخصًا تفضله فعلًا، فكن مستعدًا لاتخاذ القرار وتقديم العرض له، ولكن تجنب تمامًا أن توظف شخصًا نتيجة يأسك من وجود الشخص المناسب, فمن الأفضل أن تترك الوظيفة شاغرة عن أن تتورط في توظيف الشخص الخطأ.

–   اصنع سمعة طيبة لشركتك كمكان جيد للعمل فيه: بالتأكيد يبحث جميع المتقدمين للوظائف على المزايا الملموسة، ولكن على المدى الطويل، ومما يشجع الموظفين الحاليين على جلب موظفين آخرين، وتقليل إعادة تأسيس الشركة، وجذب أفضل الموظفين الجدد هو أن تؤسس شركة يشعر فيها الناس بالارتياح عند الذهاب إلى العمل, شركة توفر السلامة وتكن الاحترام للجميع، ويجد الناس فيها متعة أيضًا، فافعل ذلك وسوف تجدهم يصطفون أمام الشركة للعمل فيها.

ثالثًا ـ خطوات استئجار أي فرد:

باتباع هذه الخطوات تمنحك ما ترغب من أفراد ممتازين من العاملين الموجودين:

1-  تحليل كل عمل: تلك هي أهم خطوة عند تدبير الأفراد؛ لأنها تمثل القاعدة لاتخاذ أي قرار لاستئجار عاملين، فعند تحليل العمل اسأل نفسك: أي الأعمال مطلوب إنجازه؟ ما هي المهارات المطلوبة؟ كم عدد الأفراد اللازم تدبيرهم؟

2-  إعداد توصيف العمل: عبارة عن تسجيل مكتوب بالواجبات والمسؤوليات الخاصة بعمل محدد، وهو خدمة مزدوجة، تيسر العثور على الشخص المناسب للعمل المناسب، وإخطار العاملين بما يستلزمه عملهم، وعند إعداد توصيف العمل يجب الأخذ في الاعتبار؛ وصف عام لطبيعة العمل، الواجبات المطلوب الالتزام بها، مسؤوليات العمل، المهارات الخاصة اللازمة، التعليم والخبرة اللازمة.

3-  استخدام نماذج تقديم الطلبات للالتحاق بوظيفة: هذه النماذج تيسر عملية اتخاذ القرار بالنسبة للتعيين في الوظائف، فهي تساعد على علمية الفرز، واستبعاد غير الصالحين والتركيز على أفضل المتقدمين لشغل الوظيفة.

4-  عقد الاختبارات الشخصية: إن عقد الاختبارات الشخصية للمرشحين للوظيفة يعطيك فرصة للتعرف أكثر على خلفية المعلومات لدى كل مرشح ومهاراته ودرجة تعليمه.

5-  اتخاذ قرار التعيين: بعد إنهاء الخطوات السابقة فأنت الآن مهيأ لاختيار الشخص المطلوب تعيينه لديك.

6-  التدريب: تعتمد مصلحتك ومصلحة العاملين بشركتك على نوع التدريب الذي توفره لهم، من حيث الحاجة إلى الإرشاد والتدريب كي يتم تنفيذ المهام المنوطة بهم، وبدون التدريب فإن المهارات والدوافع تبدأ في الضعف والهبوط، إلى جانب انخفاض الإنتاجية وتعاني الشركة بدون داعٍ.

7-  تقييم الأداء: العاملون في حاجة إلى معيار لقياس أدائهم ومدى تقدمهم، ويمكن تحقيق ذلك من خلال تقييم الأداء الذي يتم على فترات منتظمة ويكون بمثابة مؤشر لنواحي قوة العامل والعمل على علاج مواطن الضعف فيه.

رابعًا ـ قائمة مراجعة الأفراد:

من أجل البحث عن أو تعيين أو الاحتفاظ بأفضل عناصر العمالة لمؤسستك، توقف لحظة للإجابة على الأسئلة في قائمة مراجعة الأفراد الآتية:

أهم المراجع:

1-  كيف تبدأ مشروعًا وتديره وتحافظ عليه، جريجوري كيشيل وباتريشيا جونتر كيشيل.

2-  كيف تبدأ مشروعك في ستة أسابيع، روندا أبرامز.

3-  إدارة الأعمال بالفطرة، ستيف جوتري.

4-  لليوم أهميته، جون سي. ماكسويل